Inköpsrollen är en roll som förändrats mycket under de senaste tio åren. En av de tydligaste förändringarna är att inköpare i många företag idag har tid att arbeta med analyser, strategiska beslut samt utveckling av leverantörsavtal och affärsrelationer via robusta inköpssystem.
Det är genom att ta steget från manuella rutiner till automatisering, digitalisering och effektivisering av inköpsprocesserna som inköparna fått den här möjligheten.
Med rätt inköpssystem som verktyg - och med företagsledningar som förstår inköparnas viktiga roll - kan inköpare bidra till ökad försäljning, bättre lönsamhet, minskad kapitalbindning och nöjdare kunder.
IMI Promosofts kunder är medelstora företag där kärnverksamheten är lager och distribution. Varulagren är ofta stora och våra kunder återfinns inom många branscher som exempelvis livsmedel, förpackningar, textil, hemelektronik, möbler, sjukvård och industrivaror. Inköparna och lagerplanerarna på dessa företag arbetar inte längre med Excel som verktyg.
Man behöver inte lägga tid på att manuellt gå igenom inköpsordrar och grubbla över vad som ska köpas hem till lagret, och när det ska göras. Deras verktyg är i stället vårt system SOLO som hjälpt dem att effektivisera varuplaneringen, optimera lagren, spara arbetstid och öka försäljningen.
Frigör viktig tid på inköpsavdelningen med ett effektivt inköpssystem
”Inköparen är den snabbaste vägen till ökad lönsamhet”, stod det att läsa i en artikel. Vi håller med, och säkert också många företagsledningar som insett att inköpare med rätt inköpssystem och verktyg är nyckelpersoner med stor betydelse för både tillväxt och lönsamhet.
Effekten kommer ofta snabbt när ett företag satsar på en digitalisering och automatisering av inköpsprocessen och lagerstyrningen. Lagervärdet sjunker, kapitalbindningen minskar och servicenivåerna förbättras.
En automatisering och digitalisering av ert inköpssystem innebär också flera positiva effekter för en inköpsavdelning. Arbetet blir mer enhetlig och styrs inte av personliga beslut om vad man tycker ska köpas in utan baseras istället på statistik och prognoser.
När en inköpare slipper kämpa med exempelvis Excel som arbetsunderlag kan också mer tid läggas på att utveckla kund- och leverantörsrelationer, och att optimera lagernivåerna.
Svaren på tuffa ledningsfrågor finns ofta i inköparnas verktygslådor
I företag som inte effektiviserat inköpsprocesserna med bra inköpssystem är det inte ovanligt att de finns ett antal frågor som ständigt återkommer i de strategiska diskussionerna på ledningsnivå;
Varför ökar våra lagernivåer, det binder ju massor av kapital?
Varför sjunker omsättningshastigheten?
Varför har vi ibland varubrist som gör att vi tappar i försäljning och får missnöjda kunder?
Varför är våra prognoser så dåliga?
Svaren finns ofta i de verktygslådor som inköparna på dessa företag har att arbeta med.
När verktygen är traditionella och tidskrävande rutiner med Excel-dokument som styr beställningsprocessen och inköpsbesluten baseras på gamla beställningspunkter blir varken inköpsprocessen eller lagerstyrningen effektiv.
Är det dessutom ett företag som befinner sig i stark tillväxt ökar svårighetsgraden när antalet artiklar hela tiden ökar. Med manuella rutiner är det många gånger omöjligt för en inköpare att veta hur mycket som ska köpas in.
Om ledningen dessutom bestämmer att servicegraden ska öka får inköparna ännu en utmaning. Av rädsla för att hamna i situationer med varubrist blir inköpen lätt för stora och utan att man kan upptäcka det i tid ökar lagernivåerna till oönskade nivåer.
Indikationer på att det är dags att se över inköpsrutinerna
När en företagsledning ställs inför frågan om det är dags att förse inköparna med bättre verktyg kan svaret finnas i dessa indikationer;
Lagernivåerna ökar samtidigt som omsättningshastigheten är låg.
Förlorad försäljning, och kanske kunder, på grund av varubrist när efterfrågan på vissa artiklar är hög.
Servicegraden varierar för mycket.
Inköpen är individberoende. Ingen har riktig kontroll. Det finns ingen enhetlig inköpspolicy.
Inköparna får lägga det mesta av tiden på manuellt arbete. Hinner inte jobba strategiskt. Akuta händelser och ”släcka eldsvådor” dominerar arbetet.
Inköparna har problem med att hantera varierad efterfrågan.
Prognosnoggrannheten är för låg.
Krävs ofta en genomlysning av nuvarande rutiner
Men vad innebär det då att ”göra inköpsarbetet rätt”? En slutsats är att företag som vill utveckla sina inköpsprocesser behöver sätta upp nya mål för inköpsverksamheten. Ofta krävs en genomlysning av nuvarande rutiner och det stöd inköparna har i sitt dagliga arbete.
När en mer lönsam inköpsstrategi tar form innebär det som regel att ett företag måste ta ett stort steg; från tungrodda manuella och personberoende rutiner till strömlinjeformade processer genom automatisering och digitalisering.
Automatisering med ett system som SOLO blir ofta en förutsättning när målet är att säkerställa en inköpsstrategi som ger en effektiv inköpsstyrning och en möjlighet för inköpare att arbeta mer strategiskt.
Promosoft kan medverka i arbetet med en genomlysning för att tydliggöra förbättringsområden inom inköp och lagerstyrning, och även de positiva effekterna av en automatisering! Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er med ett bättre inköpssystem.