I en tidning med inköpare som viktig målgrupp fanns det för ett par år sedan en artikel med rubriken ”Hur långt sträcker sig inköpsfunktionens ansvar”? Artikeln var ett svar på en fråga från en inköpschef som funderade över sin avdelnings ansvarsområde. En anledning var att avdelningen ibland fick kommentaren ”det där ingår inte i ert ansvar!”. En annan inköpschef skrev: ”Vi bemöts styvmoderligt i vår organisation. Vi har låg status och kommer in alldeles för sent i de affärer vi förväntas stötta. Vad kan vi göra för att förändra situationen”? Svaren som lämnades var inte entydiga men man pekar på några saker som påverkar den status en inköpsfunktion har;
1) Ledningens syn på inköpsfunktionen och intresse för inköp
2) Ledningens kunskap och erfarenhet inom området
3) Konkurrenssitutationen och behovet av att uppnå resultat och förbättringar via inköpsarbete
Vi tycker att inköpschefernas frågeställningar i tidningen är ännu mer aktuella idag med tanke på den snabba utveckling som skett när det gäller automatiserade och digitaliserade inköps- och lagerstyrningsprocesser. I en tidigare blogg har vi berättat om hur vår satsning på AI (Artificiell Intelligens) och maskininlärning på ett påtagligt sätt kommer att bidra till en förändring när det gäller inköparnas roll i många företag.
I denna blogg vill vi lyfta fram VD och ledningsgruppers betydelse för att bana väg för denna förändringsprocess. Den har redan genomförts hos merparten av Promosofts kunder, men vi är övertygade om att det finns många företagsledningar som kan vinna mycket på att driva en förändringsresa som utvecklar inköpsavdelningarna och lyfter upp inköpscheferna högre i organisationerna och kanske ända in i ledningsgruppen.
En bra försäljning börjar alltid med ett bra inköp!
I den nämnda tidningen finns det några rader som kan tyckas lite provocerande, men som samtidigt sätter saken på sin spets: I den globala värld vi lever i med hög specialisering och inköpsvolymer som ofta representerar 50-75 procent av en organisations omsättning borde det vara extremt motiverat att ge inköpsfunktionen ett stort ansvar och inflytande. Dessutom alla tänkbara resurser för att göra ett synnerligen bra jobb. Kom ihåg att en bra försäljning alltid börjar med ett bra inköp!
Kanske är det så att mängden ledningsfrågor som ska prioriteras ibland gör att en ledningsgrupp inte ser kopplingen mellan vanliga ”grubblerier” hos många detaljist- och grossistföretag och inköpsavdelningens arbetssituation: Varför ökar lagernivåerna? Varför sjunker omsättningshastigheten? Varför har vi ibland varubrist som gör att vi tappar i försäljning och får missnöjda kunder? Varför har vi så dålig prognosprecision?
Längre ner i organisationen kan svaren på frågorna finnas i inköparna arbetsverktyg, ansvarsområde och utmaningar. Består verktygen av traditionella rutiner, där exceldokument styr beställnings-processen, sätts inköpsparametrarna manuellt och blir många gånger statiska parametrar. Det är dessutom enormt tidskrävande att hålla dessa uppdaterade om antalet artiklar är stort. Ofta baseras inköpsbesluten på gamla beställningspunkter och kvantiteter då det är svårt att hålla reda på alla lagerparametrar. I detaljist- och grossistbolag som befinner sig i starka tillväxtfaser ökar svårighetsgraden då kvantiteterna och antalet artiklar hela tiden ökar. Med manuella rutiner är det många gånger omöjligt att veta hur mycket som ska köpas in.
Man kan fråga en inköpare så här: Om vi ska hålla 98 % servicegrad mot kunderna, hur mycket varor tänker du köpa då? Av rädsla för att hamna i situationer med varubrist blir inköpen ofta för stora och utan att man märker det i tid ökar lagernivåerna till oönskade nivåer.
Se inköpsavdelningen som en lönsamhetsmotor!
Ibland känner vi oss som lite av brobyggare mellan ledningsgrupper och inköpsavdelningar. Det är när vi får högsta ledningen i organisationer att inse potentialen i automatiserade inköpsprocesser, och få en förståelse för att det på tuffa marknader inte räcker med gamla pappersrutiner på inköpsavdelningarna. Affärssystemen har i många år stått i fokus för utvecklingen av de administrativa processerna och fått starkt stöd av högsta ledningen. Vi vill bidra till att detta fokus glider över till de systemverktyg som inköpsavdelningarna behöver.
Genom att bidra till direkta och indirekta kostnadsreduceringar, ökade intäkter (t ex färre varubrister) och frigörande av kapital (lägre lagernivåer) kan en inköpsavdelning högst påtagligt bidra till bättre resultat, ökad lönsamhet och viktiga konkurrensfördelar. Det kan uppnås genom att ledningens syn på inköp genomgår en förvandling, men också genom att inköpsfunktionen får tillgång till kraftfulla system som digitaliserar och kombinerar processerna för lagerstyrning och inköpsplanering.
Vi har sett hur många företagsledningars syn på sina inköpare förändrats när de inser inköps-funktionens betydelse för exempelvis lönsamheten. Är det överdrivet att beteckna inköpsavdelningar som potentiella lönsamhetsmotorer? Nej, vi tycker inte det. Vi kan berätta om många projekt som visar att det är fullt möjligt!