Visste du att det har forskats på hur ofta ett genomsnittligt företag påverkas av kraftiga förändringar i efterfrågan och tillgång? Det är riktigt, det finns faktiskt forskning som gjorts av försäkringsbolag i USA, som visar att ett genomsnittligt företag råkar ut för kraftiga förändringar i efterfrågan eller tillgång på varor så ofta som var tredje eller fjärde månad. Orsaken till förändringarna kan vara allt från ekonomiska kriser, eldsvåda och dataintrång/virusattack till personalförändringar, väderkatastrofer och annat. Att leva med ständig förändring är med andra ord ingenting nytt.
Det senaste året har varit utmanande för oss alla – oavsett bransch, geografi och företagsstorlek, och det är bland annat det som gör situationen med covidkrisen så speciell; att så många företag drabbas på en och samma gång. Vi sitter liksom i samma båt…
Det som har blivit tydligt är dock att de företag som har haft en digital inköpsprocess på plats redan innan pandemin, har haft en helt annan beredskap att hantera kraftigt ökad eller sänkt efterfrågan på olika delar av sortimentet. Samma sak gäller för stora förändringar i tillgången på varor, då många leverantörer i utlandet – samt transportörerna – haft stora problem med kapaciteten.
Navigerar ni med GPS eller med kartbok?
Att ha digitaliserat sina processer är inte samma sak som att ha hittat ett magiskt sätt att få allt att fungera av sig självt. Men det betyder att du har mer korrekt data tillgängligt snabbare, för att kunna fatta snabbare och bättre beslut som minimerar skadan efter stora förändringar och händelser på marknaden. Det är att ha integrerade data från leverantörer gällande tillgänglighet på varor. Det innebär också att kunna fånga upp plötsliga förändringar i efterfrågan hos kunderna och snabbt ställa om dina inköp efter den nya efterfrågan, samt att uppdatera dina leverantörer med nya prognoser på de framtida inköpen.
För att göra liknelsen lite mer levande, skulle man kunna säga att det är som att ha en modern GPS med vägbeskrivning i bilen, istället för en gammal bilatlas. Ju mindre digitaliserad processen är, ju längre reaktionstid får du innan du kommer rätt och får balans i planeringen av efterfrågan och inköpsplaneringen.
Identifierar problem och hot i ett tidigt skede
Med digitaliserade processer säkerställer du prognoser som relativt enkelt justerar sig automatiskt efter den nya efterfrågan. Genom att ha en parametersättning som ger agila prognoser vid upp- och nergångar minimerar du skadan. Med en dashboard över aktuella trender för varje enskild artikel/SKU är det lätt att se var i sortimentet den potentiella risken för skada är som störst. Med digitala prognoser identifieras stora prognosfel direkt vid plötsliga förändringar, och dessa presenteras för dig rangordnade med de viktigaste produkterna först.
Visst är det så att även ett analogt företag kan klara sig alldeles utmärkt med hjälp av skickliga och erfarna inköpare. Dock är det en sårbar lösning. Ett stort personberoende innebär stora risker som kan utlösa en katastrof för bolagets inköpsstyrning. Med det inte sagt att digitala företag alltid går problemfria – allt måste göras på rätt sätt. Men faktum kvarstår att vid en jämförelse mellan en grupp digitala bolag och en grupp analoga bolag kommer den digitala gruppen att klara sig betydligt bättre i genomsnitt när det kommer till att möta och hantera plötsliga förändringar.