För handelsbolag med stora varulager är lager och distribution kärnan i hela verksamheten. På ett strategiskt plan är inköp till lagret en kritisk framgångsfaktor som utgör grunden för bolagets försäljning och leveransförmåga. Utan rätt varor på lagret blir det svårt att hålla kunderna nöjda. Mot den bakgrunden borde det vara självklart att lagerhanteringen är högt prioriterad, att det finns ordentliga system för inköpsplanering och orderberäkning, ett omfattande säkerhetstänk kopplat till inköps- och lagerhanteringen, och att ansvar och kompetens finns utspritt på flera personer i företaget. Vi ser dock förvånansvärt ofta att verkligheten ser annorlunda ut.
Risker med personberoende och bristande säkerhet
Många av bolagen som vi kommer i kontakt med hanterar den här frågan på ungefär samma sätt. Inköpsavdelningen består ofta av ett mycket litet antal personer – ibland bara en! – och inte helt sällan sitter man och arbetar i ett komplex exceldokument. Mycket av kunskapen sitter i huvudet på den som har hand om inköpen. Man förlitar sig alltså på att individens kunnande, erfarenhet och fingertoppskänsla – i samarbete med formlerna i Excel – ska vara tillräckligt för att beräkna rätt inköpsvolymer i lämplig frekvens, och i rätt tid.
Och det här är så klart helt okej, så länge allting fungerar enligt plan. ”Allt är helt, tills det går sönder”, som man säger. Men vad händer exempelvis om den inköpsansvarige plötsligt blir sjukskriven, eller säger upp sig? Vem tar över i semestertider, så att den inköpsansvarige kan få sin välförtjänta semester och inte behöver supportera i tid och otid? Och hur är det egentligen med säkerheten? Vi har sett skräckexempel där all information finns i en fil som enbart ligger lokalt på en hårddisk – vad händer vid en hårdvarukrasch eller en virusattack? Med tanke på att en betydande del av verksamheten bygger på det som finns i filen, är det häpnadsväckande hur många som faktiskt inte tänker på riskerna.
Har ni svar på dessa frågor?
Ju mer manuellt arbete som krävs för beräkning av inköpen, desto mer sårbar blir operationen. Vad händer om något går snett? Säg att det smyger sig in ett beräkningsfel? Även ett litet misstag kan leda till stora konsekvenser, så det behöver finnas en plan för hur man tar höjd för dessa risker. Frågor som kan vara bra att ställa sig är;
Hur säkerställer vi rätt volymer i rätt tid?
Hur säkerställer vi spårbarhet, för att i efterhand kunna påvisa varför vi fattade ett specifikt inköpsbeslut?
Hur säkerställer vi att vi arbetar med bra och säkra metoder?
Hur säkerställer vi att inköpskompetensen inte går ut genom dörren eller blir sjuk?
Om det inte finns några tydliga svar på frågorna ovan, är det kanske dags att se över hur ni arbetar på ert företag? Kanske är det läge att skrota excelfilen eller det hemmaknackade systemet och digitalisera inköpsfunktionen? På så sätt minskar personberoendet, samtidigt som säkerheten ökar och risken för stora felsteg minskar dramatiskt. Valet är ert.