• Promosoft

”Lagervärdet har minskat med drygt 10 procent och vi har mycket färre kassationer”


Kobia är en fullsortimentsleverantör inom konditori- och bagerimarknaden. Företaget har en mer än 100-årig historia och är idag marknadsledande i norra Europa. Kunderna är främst konditorier och bagerier, men bland drygt 900 kunder i Sverige finns även dagligvaruföretag, livsmedelsindustrier och restauranger. Kobia har också en växande exportandel till exempelvis Finland, Norge, Polen och Island. Vid huvudkontoret i Tyresö finns även företagets fabrik där det tillverkas mandelmassor, marsipan och fyllningar. Leveranserna till kunderna sker från Kobias tre lager i Hässleholm, Göteborg och Tyresö.


”Du vill bli bäst i kvarteret, bäst i stan, bäst på marknaden. Då vill vi gärna hjälpa dig. Vi har nämligen verktygen du behöver för att stärka både din verksamhet och ditt varumärke. Effektiv lagerhållning och pålitliga leveranser är några av våra ledord”. Orden finns att läsa på Kobias hemsida. Ett av Kobias verktyg är SOLO som installerades för några år sedan och som är integrerat med affärssystemet Navision. Några av målen för satsningen på SOLO var förenklade och enhetliga inköpsrutiner, tidsbesparingar, sänkta lagernivåer och en ännu bättre kundservice. Har målen uppnåtts?


Splittrade inköpsrutiner och otillräcklig lagerkontroll

Jonas Huss är inköpschef och Jimmy Mattsson inköpare på Kobia. De kan blicka tillbaks på drygt tre år med SOLO. De berättar att det varit en process att nå fram till dagens situation där SOLO tillför viktiga mervärden i verksamheten. Samtidigt finns det potential till fortsatt utveckling.


- Vi befann vi oss i en situation där vi övervägde att gå från vårt eget hopsnickrade system, som var inbyggt i affärssystemet, till en modern och komplett systemlösning för inköpsplanering och lagerstyrning. Den situation vi hade var inte bra. Inköpsarbetet var splittrat med inköpare som arbetade efter sina egna principer och där inköpen mer baserades på magkänsla än statistik. Vi hade inte heller den kontroll över lagren som krävs för att kunna sänka lagernivåerna, säger Jonas Huss.


Johan berättar att det ändå fanns en tveksamhet till att investera i nytt system.


- Vi såg möjligheterna men förstod också att det skulle bli en resa innan vi hade fått ett system som vi kunde lita på fullständigt. För mig handlar ett system som SOLO om just det att man måste kunna lita på de inköpsförslag systemet lämnar. I början kände vi oss inte helt bekväma i det SOLO gjorde, men med allt mer historisk statistik blir vi allt tryggare med systemet. Ändå krävs det en del manuella småjusteringar, men vi ser också stora mervärden som vi inte hade uppnått utan SOLO. Jag uppskattar att lagervärdet har sjunkit med 10-15 %, och dessutom har vi betydligt färre kassationer jämfört med tidigare.


”Som inköpare kan jag jobba mycket mer strategiskt”

För Jimmy Matsson har SOLO inneburit en förändring av rollen som inköpare. Både Jimmy och Jonas uppskattar tidsbesparingen för inköparna till ca 30 %.


- För mig och mina kollegor innebär det bland annat att vi kan lägga mer tid på relationer med kunder och leverantörer. Det har stor betydelse för att vässa servicenivån. Vi har också mycket bättre kontroll på våra lagersaldon jämfört med tidigare och det gör våra inköp mer precisa och säkra. Bra beslutsunderlag för också att inköpen kan göras snabbare. Förutom sänkta lagernivåer har våra lagersaldon blivit mer stabila tack vare SOLO och även det har en positiv effekt servicegraden eftersom vi har det på lager som kunderna efterfrågar, förklarar Jimmy.

-

Jimmy säger att han och övriga inköpare tidigare arbetade efter ”sin egen sanning”, och att man la egna personliga värderingar på vilka varor som skulle finnas på lager för att kunderna skulle vara nöjda.


- Det är stor skillnad idag. Med SOLO får vi statistik som vi kan basera inköpsbesluten och systemet ger även förslag på inköpsvolymer. Vi kan sedan välja att godkänna förslaget eller göra justeringar. Visst blir det en del småkorrigeringar men tidsbesparingen är ändå stor jämfört med hur det var innan. För mig innebär det att jag fått en mer strategisk roll som inköpare. Jag kan till exempel ägna mer tid åt att se över leverantörsrelationerna och att optimera de artiklar vi har på lager.


Jonas pekar på ytterligare en fördel med SOLO. Det handlar om en helt annan transparens jämfört med rutinerna i den tidigare egenutvecklade lösningen.


- Det fanns en sårbarhet med det gamla systemet eftersom ingen kunde allt. Inköparna var duktiga på olika delar. Att vi fått allt samlat i ett system där alla har en bättre total kunskap är viktigt för att strama upp och skapa mer enhetliga rutiner.


”Vi vill vara med och påverka utvecklingen av SOLO”

För Kobia är utvecklingen av effektiva rutiner för lagerstyrning och inköp ingen quick fix. Man ser det istället som en kontinuerligt pågående process där SOLO utgör en viktig del. Både för Kobia och SOLO finns också utmaningar som lett till önskemål om utveckling av kundanpassade funktioner i systemet. En av utmaningarna har varit hanteringen av tre olika lager och deras anpassning till regionala kundstrukturer. Ytterligare en är att delar av sortimentet utgör en mix av rena råvaror och förädlade produkter.


- Vi är duktiga på att lämna över önskemål till Promosoft i de delar där vi ser en möjlighet till nya funktioner som matchar våra behov. Ett exempel är att vi har många artiklar med olika lång hållbarhet. För vissa mejerivaror är hållbarheten bara någon dag medan det för andra kan handla om en månad. Här har vi drivit på för att SOLO ska ge ett bättre stöd och Promosoft är duktiga på att lyssna till våra önskemål. Det är också så vi vill att samarbetet ska vara och det går hela tiden framåt. En ny funktion vi ser fram emot handlar om lagerstyrningen av färskvaror. Med den ska vi kunna beräkna svinnet på varor med olika utgångsdatum vilket gör det möjligt att säkerställa rätt lagernivåer, förklarar Jonas.


En annan nyhet i SOLO som är klar att börja användas är leverantörsinloggning via länk på inköpsorder. Den funktionen gör det möjligt för leverantörerna att i systemet bekräfta lagda ordrar med uppgifter om bland annat leveransdatum och antal. Varje leverantör kan också se sina KPI:er för ledtidsprecision och leveranskvalitet. Eftersom Kobia har haft ”ständig utveckling mot framtiden” som något av motto under sin långa företagshistoria vill man också gå vidare med utveckling av informationen till leverantörerna. På önskelistan som överlämnats till Promsoft finns en ny version av Dashboard med ännu mer KPIer avseende leverantörsprestationerna.

63 visningar0 kommentarer