För att få en effektiv lagerverksamhet så krävs två viktiga saker. Det första är att bygga upp ett bra ledarskap och organisation och det andra är ett bra WMS system.
- Faktum är att desto fler och större kunder en WMS leverantör har desto större sannolikhet att systemet har många och värdefulla funktioner för verksamheten, säger Roberth Karlsson, Site manager Logistics på KW Bruun Logistik AB.
För att få en effektiv lagerverksamhet så krävs två viktiga saker. Det första är att bygga upp ett bra ledarskap och organisation och det andra är ett bra WMS system. Faktum är att desto fler och större kunder en WMS leverantör har desto större sannolikhet att systemet har många och värdefulla funktioner för verksamheten. Det säger Roberth Karlsson, Site manager Logistics på KW Bruun Logistik AB.
Det är enkel logik, kunder som hela tiden behöver mer kostnadseffektiv logistik driver WMS leverantörerna att konstant utveckla systemen med nya och bättre funktioner vilket gör att små och medelstora företag åker snålskjuts på de stora företagens logistik-utveckling.
- Enligt min åsikt är det värt att investera i ett mer väletablerat WMS med stora kunder globalt. De stora företagen gör ofta smarta anpassningar av systemen som senare blir standardfunktionalitet i framtida versioner, säger Roberth. Mindre WMS kunder får fördel av dessa funktioner när de uppgraderar.
Roberth fortsätter; ett scenario som jag sett många gånger är att företag som bestämmer sig för att köpa WMS låter ett projektteam utvärdera det rätta system för företagets logistik baserat på faktorer som pris och långsiktigt support. Ibland med hjälp av externa konsulter för anskaffning och implementering. Alldeles för ofta lämnas kompetens från lagret utanför i urvalsprocessen och lagret blir involverat för sent när valet är gjort och implementeringen ska börja. Risken är stor att man går i fällor som inte upptäckts och det finns lager-processer som man inte tänkt på. I värsta fall får man göra stora förändringar i sista minuten.
- Jag har sett exempel där företagsledningen tillsammans med IT-avdelningen köpt för enkla WMS system. Om de hade involverat kompetens från lagret tidigare så hade det kunnat undvikas. Det blir en dyr erfarenhet eftersom logistiken måste anpassas till systemet istället för tvärtom. Ofta slutar det med att lagereffektiviteten minskar och personalen blir frustrerad när nya systemet är ologiskt och svårt att jobba i.
- Ett vanligt scenario när jag besöker kollegor i logistik-branschen är som följer. Företaget har köpt och implementerat ett WMS. Projektet har omfattat RFQ och ROI-kalkyler. Kundens IT-avdelning tillsammans med leverantörens applikationskonsulter skär ner antalet funktioner i WMS till ett minimum för att kunna starta driften så smärtfritt som möjligt. Lagerpersonalen blir involverad i testfasen och i uppstarten av systemet. Vanligtvis drar leverantören tillbaka sina konsulter och avslutar projektet efter cirka en månad när systemet går stabilt. IT-avdelningen är nöjda så länge inga driftstörningar finns på servrar och nätverk men fördjupar sig inte i potentialen i WMS-systemet eftersom det inte är deras ansvar.
Den stora frågan är vad som händer sen? Alldeles för ofta händer ingenting! Företagsledningen är frustrerad för att ROI-kalkylen är ett misslyckande. Lagerchefen och personalen är frustrerade för att processerna tar längre tid nu med det nya systemet (processerna är anpassade till systemet och inte tvärtom).
- Jag har ofta träffat på detta scenario när jag besöker företag. Det är nu utmaningen börjar men istället skyller företaget ofta på ett dåligt WMS men sanningen är att WMS leverantören lämnade för att hitta nya kunder och nu saknas expertis som tar WMS och lagerprocesserna till nästa nivå.
Om du ska ta höjd för utmaningarna det innebär att implementera ett nytt WMS bör man se till att ha kompetens på det WMS-system som man köper. Någon som förstår din logistik och förstår möjligheterna och vilka funktioner som stödjer dina processer. Utmaningen är att identifiera alla tidstjuvar i hela processen och se hur dessa ska reduceras med hjälp av funktionerna i WMS. Nästan alla lager som implementerar WMS blir under den första tiden mindre effektiv än före implementeringen. Den stora möjligheten är att göra den perioden så kort som möjligt. Det krävs tålamod och att högsta företagsledningen är medveten om detta och tar höjd för det i budgetmålen. Därför är det smart att rekrytera kompetens (eller köpa konsulttid) som har expertkompetens på ditt WMS eftersom det minskar perioden med låg effektivitet.
- Du bör utbilda superusers som utbildar övrig personal och gör lämpliga optimeringar i lagret med hjälp av WMS. Det är också viktigt att ha en stark relation med WMS leverantören som kan assistera ditt lager under en nödvändig period, säger Roberth.
- En annan sak jag har noterat när jag besöker företag är att IT-avdelningen förväntas ha expertkunskaper på de tillgängliga logistikfunktionerna i WMS-systemet. Det är totalt fel. IT-avdelningen bör bara ägna sig åt att operera servrar, infrastruktur och övrig hårdvara på lagret. Det måste absolut finnas logistikexperter med kunskap på WMS och om det finns en logistikutvecklings-avdelning så bör kunskapen finnas där.
En starkt och förankrat ledarskap i lagerverksamheten är också en viktig framgångsfaktor för att få tillbaka och öka effektiviteten efter en implementering av WMS. Personalen hittar sina egna lösningar i systemet (även om det är fel) eftersom man ofta kan göra processer på flera sätt även om bara ett sätt är rätt. Det är väldigt viktigt att vara tydlig och kommunikativ. Processer och metoder ändras och omvärderas om vartannat. Det är också viktigt att vara responsiv och lyssna på feedback från personalen. De använder systemet dagligen. Personalen har den bästa kunskapen om hur systemet fungerar i lagret. Säkerställ att kunskapen tas tillvara.
- För att få ut mesta möjligt av WMS och lager bör lagerchefen och hans överordnade ha kunskaper i WMS. Det är inte tillräckligt att vara en bra ledare i dagens logistik-verksamhet, man måste också ha vissa nödvändiga tekniska kunskaper. Företagsledningen bör inte vara superusers men måste kunna hålla jämna steg med utvecklingsprocessen och ha ett intresse i utvecklingsarbete.
Man kan med fördel sätta ihop en optimerings-grupp med representanter från företagsledning och superusers från lagerpersonalen och kanske en applikationskonsult från leverantören. Optimerings-gruppens uppgift är att hitta potentiella effektiviseringar och se om det är möjligt att implementera dessa i verksamheten.
Med den rätta kompetensen och rätt resurser kan en investering i WMS bli en stor succé. Tillsammans med bra ledarskap kan det ha en mycket stor positiv påverkan på lagrets effektivitet, avslutar Roberth.