OTTO OLSEN
Grundades
1999
Bransch
Bygg & järnhandel
Omsättning
ca 430MSEK/år
Antal Anställda
100-249
Otto Olsen AS är ett handels- och tillverkningsföretag som levererar tekniska produkter för industri och handel i Norge. Är i dag Norges största och mest kompletta leverantör inom tätningar och tekniskt gummi. Företaget har över 500 leverantörer och hela 60 000 olika artiklar i sortimentet.
Lageret finns i Berger norr om Skedsmokorset med 12 000 kvm, varav 8 000 kvm används till lager och tillverkning.
PROBLEMET
Otto Olsen är en av Norges största leverantörer av tekniska produkter. Are Saga är chef över en avdelning på sex personer som hanterar varulagren med fokus på förbättrad lönsamhet, ökad omsättning och högsta möjliga servicegrad till kunderna. Under lång tid hanterades detta manuellt, med hjälp av manuellt bestämda min- och maxpunkter i Jeeves och användning av Excel.
– De min- och max-punkter som vi satte upp var ju statiska och stämde just den dagen, men inte dagen därpå, säger Saga.
Bristande möjligheter till differentiering av viktiga och mindre viktiga produkter samt stor sannolikhet för höga lagervärden och låg servicegrad med utsålda produkter var några av anledningarna till Otto Olsens beslut om att skaffa ett professionellt inköps- och prognostiseringssystem.
LÖSNINGEN
Det enkla är ofta det bästa. Are Saga berättar att de valde att driva inköpsprojektet på egen hand och etablerade en intern arbetsgrupp som utvärderade tre olika system. Mottot för projektet var ”det enkla är ofta det bästa”. Systemet skulle därför ha ett användargränssnitt som var lätt att både förstå och använda, utöver att det skulle ge Otto Olsen snabba resultat inom servicegrad och lagerminskning med mindre inkurans. Och naturligtvis skulle investeringen ha en snabb återbetalningstakt.
Under hösten 2018 föll valet på Solo – ett specialsystem för prognostisering och varuflöden som har utvecklats av svenska PromoSoft i nära samarbete med både inköpare och Lunds tekniska högskola.
– Det var just enkelheten i systemet som vi föll för, säger Saga. Det är lätt att förstå, det du ser är det du läser och du behöver inte hantera några krångliga formler.
Systemet beräknar prognoser för kommande försäljning och tar hänsyn till både säsongsvariationer och kampanjer. Prognoserna används till orderförslag, som sorteras per leverantör och presenteras på ett sätt som är enkelt och rationellt för inköparna att jobba med.
- Enkelheten innebär att man frigör kapacitet till att jobba strategiskt och inte nere på artikelnivå, fortsätter Are Saga.
VÄRDET SOM SOLO TILLFÖR
Inköpschef Are Saga på Otto Olsen lyfter fram följande förbättringar som Solo har bidragit till efter bara ett halvårs drift:
Minskade lager med ökad servicegrad för de varugrupper som hanteras av Solo. Bättre hantering som förhindrar uppbyggnad av inkurans.
Enkelt att använda för alla inköpare.
Inköparna gör sina inköp på samma sätt, och inköpen görs endast från inköpsavdelningen. De produktansvariga bestämmer sortimentet.
ABC-differentiering, där 20 % av varorna står för 80 % av omsättningen, gör det lättare att hantera de viktigaste varorna som vi helst inte ska få slut på ‒ detta istället för att lägga mycket tid på hantering av ”slow movers” som vi gjorde tidigare.
Generellt bättre kontroll. Som ansvarig för avdelningen vet jag vad alla gör, alla arbetar på samma sätt och inga varor eller varugrupper glöms bort. Jag är övertygad om att det är kvalitet på inköpen och att de överensstämmer med företagets strategi.
Med sin enkelhet frigör Solo kapacitet till att arbeta strategiskt istället för operativt på artikelnummernivå som vi gjorde tidigare. Det är lättare att styra önskad servicegrad och omsättning på varulagret, vilket enkelt kan göras med hjälp av parameterinställning i programmet.
Simuleringsmöjligheter, till exempel vad det kommer att kosta i kapitalbindning om servicegraden höjs från en nivå till en annan. Vi ser konsekvenserna av beslut innan de genomförs.
Saga berättar att resultaten av Solo visade sig snabbt, men att det fortfarande finns mycket kvar att hämta. Av olika anledningar används systemet fortfarande inte till hela portföljen, men för de produkter där det används har omsättningshastigheten ökat till mellan 3,5 och 4. Som en jämförelse låg den på omkring 1,5 för hela lagret innan Solo började användas.
Simuleringsfunktionen i Solo är för övrigt ett mycket bra verktyg för att bland annat visa vad det kommer kosta i lageruppbyggnad att höja servicegraden med ett par procent.
Are är mycket nöjd med det som redan har uppnåtts och är övertygad om att både effektiviteten och noggrannheten kommer att förbättras ytterligare när han ska följa upp flera av de KPI:er som genereras av systemet.
Slutligen tillägger han att de hittills har varit mycket nöjda med leverantören när det gäller generell support, och att man även har varit lyhörda och reagerat snabbt när Otto Olsen har kommit med förslag på ändringar.