Vi återkommer här till ett ämne som vi vet intresserar många, men som många kanske också är lite frågande inför. Vad är ABC-klassificering, eller ABC-analys, och hur använder man den för att få en effektivare lagerhantering och bättre orderhantering? Vilka är fördelarna? Om ett företag nu använder klassificering, går det att vässa den ytterligare i jakten på till exempel sänkta lagervärden?
ABC-klassificeringen används för att särskilja och gruppera olika artiklar så att ett lager organiseras och kategoriseras på ett sätt som förenklar artikelhanteringen. Klassificeringen ökar förståelsen för den effekt olika artikelkategorier har på den totala lagerkostnaden och inköpsarbetet, och därmed får man ett instrument i arbetet med att uppnå en bättre lagerstyrning och en effektivare inköpsprocess. Det blir helt enkelt lättare att hantera olika artikelkategorier utifrån hur de exempelvis skiljer sig åt i värde och orderfrekvens. Man lägger på så sätt grunden till en effektivare orderhantering och en mer korrekt inköps- och lagerplanering.
En ABC-analys kan ha mycket stor betydelse som förbättringsverktyg. Lagervärden kan sänkas, balansen mellan lagernivåer och leveransservicenivåer bli bättre, kostnader reduceras liksom det bundna kapitalet. Den ekonomiska potentialen illustreras på ett bra sätt av ett uttalande från en av våra kunder: ”Vi sänkte lagervärdet från 26 MSEK till 16 MSEK på 4 månader”! Klassificeringen är alltså ett vasst förbättringsverktyg och vi ska titta lite på hur det kan bli ännu vassare.
Det är en ”viktighetsranking”
ABC-klassificeringen baseras på hur betydelsefull man anser att en artikel är för en verksamhet och det vanligaste är att man utgår från försäljningsvolymer. En vanlig modell är en indelning där A svarar för 80 % av försäljningsvolymen, B för 15 % och C för 5 %. Det går också att dela in artiklarna i fler kategorier men man bör då alltid tänka på att de ska vara enkla att differentiera. ABC-klassificeringen ska förenkla, inte skapa onödigt extraarbete.
En ABC-klassificering ska ge en tydlig bild av hur affärskritisk en artikel är för ett företag. Det innebär att klassificeringen visar var det ska sättas in resurser och läggas tid på strategiska överväganden. Det är inte fel att se ABC-klassificeringen som en viktighetsranking. Om vi börjar nedifrån med C-kategorin är det många gånger artiklar som är dyra, efterfrågan är ganska låg och de ska därför inte ha en prioriterad plats i lagret. En anledning är att lagerkostnaderna blir alldeles för höga i förhållande till försäljningsvolymen.
B-kategorins artiklar kännetecknas av att de varken efterfrågas mycket, men inte heller lite. Artiklarna är viktiga men de når inte upp till den stora betydelsen som de i A-kategorin. Dessa artiklar har stor betydelse för ett företag. Efterfrågan är hög, artiklarna är ofta relativt billiga och de ligger inte kvar länge på lagret. Att artiklarna är så viktiga gör att de kräver värdeanalyser eftersom de har stor betydelse för uppsatta mål avseende service och kundnöjdhet. Det är hit merparterna av arbetsinsatserna ska styras och det är här företagsledningen har sina största strategiska utmaningar. ABC-klassificeringen gör det enklare att möta dessa utmaningar!
Gjorde affärssystemen att ABC-klassificeringen glömdes bort?
”Att använda ERP-system är inget bra skäl för att sluta använda ABC-klassificering och det finns säkert anledning för många företag att återinföra en mer ABC-orienterad styrning”. Raderna finns med i en artikel skriven för snart 20 år sedan! (Bättre Produktivitet, nr 2, 2003). I artikeln beskrivs hur ABC-klassificering och strategier för olika artikelgrupper var ett ofta använt tillvägagångssätt när det fanns mer inslag av manuella planeringsinsatser. I takt med affärssystemens intåg tillämpades klassificeringen i mindre utsträckning. Det bakomliggande skälet tycks vara en föreställning om att man med datorstöd inte längre behöver bekymra sig om att i lika stor utsträckning prioritera arbetsinsatserna på det som är viktigt. Man kopplade så att säga av, och glömde bort att beräkningarna i affärssystemen också måsta omsättas till praktisk handling vilket kräver manuella insatser. Visst finns det systemstöd för att automatisera mycket av arbetet med ABC-klassificeringen, men då syftar vi inte på affärssystem. Vi återkommer strax till detta.
Hur kan man vässa klassificeringen?
Det finns säkert många företag som insett fördelarna med ABC-klassificering, men som samtidigt skulle kunna få ut en ännu bättre effekt. Klassificeringen utgår oftast från försäljningsvolymen men det går att lägga till ytterligare variabler eller parametrar. Några exempel är försäljningsfrekvens, artikelvärde och täckningsbidrag. Det kan också vara väldigt viktigt att göra just det eftersom en slentrianmässig klassificering med utgångspunkt från försäljningsvolym inte alltid behöver vara optimalt för ett företag. Utgångspunkten bör istället vara att i möjligaste mån välja variabler som har ett säkerställt orsak/verkan-samband med det man vill effektivisera.
Om man exempelvis vill öka företagets lönsamhet genom selektivt riktade försäljningsan- strängningar är det inte alltid så att kriteriet för ABC-klassificering av produktsortimentet bör vara årsomsättning. Det är betydligt troligare att en ABC-indelning som baseras på täckningsbidrag kan leda till avsett resultat eftersom det finns ett mer säkerställt orsak/verkan- samband mellan täckningsbidrag och lönsamhet än mellan försäljningsvolym och lönsamhet. Kontentan är att det är väldigt viktigt att diskutera syftet med klassificeringen!
Blir extra vasst genom digitalisering och automatisering
I begreppet lagerstyrning ingår olika delar. Tre viktigare delar är ”demand planning” (beräkning av förväntad efterfrågan), ”Supply planning” (hur kundernas behov ska tillgodoses) och ”Order Management” (kontroll på order, leveranser och avvikelser). En ABC-klassificering lägger ofta grunden för ett effektivt arbete i dessa delar, och effekten blir sedan extra stor med ett automatiserat lagerstyrningssystem som SOLO.
Att digitalisera lagerstyrning med SOLO innebär att ni får full kontroll över era varuflöden med en integrerad ABC-klassificering som hanterar flera olika parametrar. Det blir enklare att styra lagerverksamheten efter uppställda servicemål och att skapa en prioritering över de produkter där ni bör ha fokus = de mest lönsamma och efterfrågade!
Sedan var det detta med affärssystemen. Om ett företag har ett affärssystem med en lagerhanteringsfunktion, varför ska man då även satsa på att integrera SOLO? Ett affärssystem kan ge en betydande reducering av lagervärden, men med ett system som är utvecklat för att automatisera inköpsprocessen kan reduceringen bli avsevärt mycket större! Man slipper manuella inmatningar och får en automatisk uppdatering av alla viktiga värden. Detta är extra viktigt i expansiva företag med växande produktprogram. När det krävs manuellt arbete är det lätt att tappa överblicken och kontrollen när produkterna blir många och effekten kan bli dyra överlager och en negativ påverkan på balansräkningen.