Prognoser som hanterar osäkerheter och ger en stabilare lagerplanering i en orolig tid

Många inköpare och lagerplanerare står idag inför utmaningar som man aldrig mött tidigare. När Corona-pandemin bröt ut för ett par år sedan påverkades i stort sett all typ av handel världen över. Utbud och efterfrågan ändrades dramatiskt när fabriker stängdes och konsumentbeteenden snabbt förändrades. Förändringen kom oerhört snabbt och vad en ”volatil efterfrågan” är blev många snabbt varse om. Vissa företag fick dramatiskt ökningar i efterfrågan medan andra tvingades konstatera stora minskningar i omsättningen.

Att under dessa förutsättningar bygga upp säkerhetslager som flexibelt anpassas till dagens stora efterfrågevariationer och förenar kraven på hög servicenivå och låg kapitalbindning kan tyckas omöjligt. Men, det går och helt avgörande för att lyckas är att företag arbetar med prognoser och har en prognosstrategi som är utformad för en skakig och orolig omvärld. Omvänt så har riskerna ökat dramatiskt med prognosrutiner som inte är anpassade för dagens situation. Lagerbrist, inkuranta lager, missnöje hos kunderna, sämre servicenivåer och störningar i leverantörsrelationerna när bra prognoser över lagerbehovet inte kan lämnas är några exempel.

När pandemin började lätta var det säkert många som andades ut och trodde att handeln skulle återgå till det normalläge som rådde före pandemin. Så har det inte blivit. Det är krig i Ukraina, det råder komponentbrist i vissa branscher, leveranskedjor bryts, bränslepriserna ökar, transportkapaciteten minskar, råvarupriser rusar i höjden och köpbeteenden förändras med minskning för e-handeln och ökning för butikshandeln.

”Problem i varuförsörjningen är det nya normala”

I början av maj kan vi läsa följande i Dagens Industri; ”Den kris i den internationella varu- och logistikförsörjningen som startade i samband med pandemin ser tyvärr inte ut att lätta. Tvärtom har nya hårda nedstängningar på grund av covidutbrott i Kina lett till att problemen tagit förnyad fart. Och det får nu utan tvekan globala följdeffekter. Störningar, förseningar, fördyringar och andra problem i varuförsörjningen är tyvärr det nya normala som kommer att bestå under lång tid”.

Att allt detta skapar osäkerhet i lagerplaneringen är inte förvånande. Frågan är hur man kan minska denna osäkerhet och samtidigt få en mer stabil lagerplanering som lindrar effekterna. En viktig förutsättning är att arbeta med prognoser, men att kanske göra det på ett lite annorlunda sätt än för några år sedan.

Lättare att se mönster med ett intelligent system

Företag som har satsat på system för en digitaliserad och automatiserad lagerstyrning har här ett stort försprång jämfört med företag som står kvar i gamla rutiner och sköter lagerplanering och inköp manuellt med Excelark som hjälpmedel. Med ett automatiserat system kan man snabbare analysera avvikelser och får lättare att beräkna efterfrågan även på volatil marknad. Dessutom får man en helt annan möjlighet att arbeta proaktivt istället för reaktivt vilket blir fallet vid manuella rutiner, och med BI-system som normalt inte är gjorda för att hantera stora efterfrågevariationer per produkt.

Att BI-system arbetar reaktivt gör att man får information först när något redan har inträffat. Idag är utmaningen en helt annan; att arbeta proaktivt för att undvika att oönskade saker inträffar som till exempel uppbyggnad av för stora lager eller inköp av varor som inte svarar mot efterfrågan.

Att SOLO är ett intelligent system med automatiskt beräknade prognoser som utgår från efterfrågan istället för försäljning, och tar hjälp av maskininlärning, gör att mönster i stora datamängder kan upptäckas snabbt och systemet kompenserar även för kraftiga variationer. Samtidigt gör dagens situation att även denna typ av system kan behöva kompletteras med kvalitativ information. Med många oförutsägbara händelser är det i princip omöjligt att få fram säkra prognoser även med ett intelligent system, men SOLO ger förutsättningarna för att snabbt upptäcka och analysera avvikelser från prognoser som förhindrar att det köps in för mycket eller för lite till lagret.

Arbeta aktivt, simulera prognoser i en digital kopia

och skapa engagemang för prognosarbetet!

Med ett automatiserat system som ger tillgång till flera års historiska data över efterfrågan kan det finnas möjlighet att basera prognoserna på en tidigare period som efterfrågemässigt motsvarar hur det ser ut idag. Att hitta en sådan period kan givetvis vara svårt i dagsläget, men möjligheten finns och bör övervägas. En annan möjlighet är att simulera prognosberäkningar med hjälp av olika parametrar. På det sättet kan man se hur prognoserna påverkas med olika inställningar, och det går att få fram sannolikhetsprognoser för vad som skulle kunna hända under olika förutsättningar.

Simuleringar kan också göras i en digital kopia av försörjnings- och leveranskedjan i SOLO. Det öppnar möjligheter för att modellera och justera, men också för att öka dialogen i företaget. Lager- och inköpsrutiner har de två senaste åren blivit en prioriterad fråga för många företagsledningar. Behovet av att etablera tätare samarbeten mellan inköps- och försäljningsavdelningar har också ökat. Det skapar förutsättningar för att tillföra viktiga kvalitativa data och kloka insikter till prognosarbetet.

Erfarenheter från olika medarbetare och ett bredare engagemang är viktigare än någonsin när det gäller att snabbt upptäcka nya efterfrågemönster, hantera variationerna och matcha lagernivåerna mot efterfrågan. För många inköpare och lagerplanerare underlättar det i ett arbete där man idag , och lång tid framöver, kommer att ställas inför många tuffa utmaningar!