En Business Review underlättar också beslutet att investera i SOLO

Att påstå att vi lever i en tid av extrem förändring är knappast en överdrift. Det har exempelvis gjorts undersökningar i USA som visar som visar att ett genomsnittligt företag råkar ut för kraftiga svängningar i efterfrågan så ofta som var tredje eller fjärde månad. Dessa undersökningar ligger några år tillbaka i tiden. Det som hänt de senaste åren är att förändringstempot skruvats upp ännu mer som en följd av pandemin, krig i öst och stora störningar i leveranskedjor. Detta leder ofta till stora utmaningar för många företag som redan har, eller ska till att ta beslut om att välja system för digitalisering av inköpsprocesser och lagerstyrningen. Två starka trender idag är behovet att minska kapitalbindningen och kraven på mer exakta efterfrågeprognoser.

Promosofts kunder som digitaliserat sina processer med SOLO har en bra beredskap att hantera kraftigt ökad eller sänkt efterfrågan, och att optimera lagernivåerna. Man har mer korrekt data jämfört med företag som arbetar med manuella rutiner och kan därmed fatta snabbare och bättre beslut. Samtidigt kan inte heller ett företag med SOLO luta sig tillbaks i tron att affärsnyttan med systemet kommer med automatik. När förändringstempot är högt krävs det ett kontinuerligt arbete med de digitala processerna för systemutnyttjandet ska bli optimalt, liksom affärsnyttan!

Det är därför regelbundna Business Reviews ingår vid en investering i SOLO. Men, kan Business Reviews även hjälpa företag som står inför ett beslut att investera i SOLO? Ja, säger Promosofts VD Nils Robertsson och det ska vi utveckla lite mer i denna blogg samtidigt som vi berättar om hur Business Reviews ger customer success hos en kund i Norge.

Representerar kunden internt hos Promosoft

- Vi finns alltid där för våra kunder. Från dag ett och med en löpande support i form av Business Reviews. Målet är att våra kunder ska få ut det mesta av SOLO och att vi ska vara ett stöd för hur man ska möta utmaningarna på en föränderlig marknad. För oss är det viktigt att vi är alerta och snabbt är på plats när en kund signalerar ett behov, men också att vi är proaktiva och drivande så att systemet utnyttjas optimalt. Det har blivit ännu viktigare när förändringstempot är så högt som idag, säger Elisabeth Larsen som är Project & Customer Success Manager hos Promosoft.

I den rollen fungerar Elisabeth som en länk mellan kunderna och Promosofts utvecklingsavdelning.

- En viktig del av mitt arbete är att representera kunden internt hos oss och att driva de frågor kunderna ser som viktiga, och som också gör dem till verkligt aktiva SOLO-användare. Att se det positiva resultatet av våra business reviews är fantastiskt roligt!

Business Reviews bidrar till customer success i Norge

Under de senaste tio åren har mer än hundra företag i Sverige, Norge och Finland valt SOLO för att digitalisera sina inköps- och lagerstyrningsprocesser. En av kunderna i Norge är Otto Olsen AS som sedan mitten av 1800-talet varit en av landets största leverantörer av tekniska produkter som till exempel tätningar, plast- och gummiartiklar samt hydraulikkomponenter. I sortimentet finns mer än 60 000 olika artiklar.

Trots den långa företagshistoriken och det stora sortimentet var det först för drygt tio år sedan som företaget etablerade en inköpsavdelning. Dessförinnan gjordes inköpen av produktcheferna. I takt med att verksamheten växte hade produktcheferna inte tillräckligt med tid för att följa upp kunder och leverantörer, sätta priser, och uppfylla fastställda marginalkrav. Dessutom var rutinerna manuella med användning av Excel och visst stöd i företagets affärssystem.

Första steget för att råda bot på problemen med för höga lagervärden, oönskad kapitalbindning, otillräcklig kontroll och statistiskt fastställda beställningspunkter blev etableringen av inköpsavdelningen och rekryteringen av Are Saga som inköpschef. Därefter togs beslut om att välja ett system för att digitalisera och automatisera inköps- och lagerstyrningsprocessen. Under 2018 föll valet på SOLO. Grunden var nu lagd för att starta en resa mot bättre lönsamhet, ökad omsättning, bättre prognoser, optimerade lagernivåer och en högre kundservicenivå. Drygt ett år efter beslutet att investera i SOLO var systemet i drift, och ett antal Business Reviews har genomförts under resans gång.

- Promosofts business reviews har varit och är fortsatt viktiga för oss. Företagets KAM är på plats hos oss och det ger möjlighet att på ett effektivt sätt diskutera olika frågor utifrån olika perspektiv. Ibland är det rent tekniska frågor och andra gånger kan det vara mer övergripande och strategiska frågor som står i fokus. Det stöd vi får bidrar till att vi stegvis kan utnyttja mer av potentialen i SOLO, säger Are Saga.

Are berättar att resultaten av SOLO visade sig snabbt efter att systemet togs i drift. Lagret minskade och servicegraden ökade. Sedan dess har lagernivåerna ökat men det är ett resultat av ökad försäljning och strategiska inköpsbeslut som en följd av högre priser. Andra fördelar är att inköpen har blivit enhetliga och genom ABC-differentiering finns de viktigaste varorna alltid i lager. SOLO frigör också kapacitet till att arbeta mer strategiskt istället för operativt på artikelnummernivå. Are Saga är mycket nöjd med stödet från Promosoft, och ser gärna att det satsas ännu mer på Business Reviews.

- Den generella support vi får är jättebra och Promosoft är lyhörda och reagerar snabbt när vi kommer med förslag på ändringar. Samtidigt ser vi gärna att man med Business Reviews pushar på ännu hårdare och proaktivt driver oss att bli en ännu bättre användare av SOLO. Vi har högt ställda mål för vad vi vill uppnå och stödet från Promosoft är viktigt för att vi ska nå dit.

Tar bort osäkerheten inför investeringsbeslutet

Det finns många företag som befinner sig i en liknande situation som Otto Olsen AS innan beslutet togs om att satsa på SOLO. Man inser att många rutiner behöver ett bättre stöd än det man kan få från affärssystem och rutiner som bygger på användning av Excel. Samtidigt gör dagens osäkra tider, och svårigheter att bedöma framtidsutsikterna, att det uppstår en osäkerhet inför ett beslut om att med systemstöd digitalisera inköpsprocesserna. Vilken blir egentligen effekten av en digitalisering? Hur eller lång kort är ROI? Är vinsterna så stora att det är värt att starta ett projekt, och vilka resurser måste vi avsätta internt under implementeringen? Hur går integrationen med vårt affärssystem egentligen till?

Frågorna kan vara många och många svar kan ges i en dialog med Promosoft. En dialog som kan liknas vid en övergripande form av Business Review.

- Vi kan kalla det en Business Review Light. Utgångspunkten är en annan jämfört med när en kund valt SOLO och vi ska hjälpa till att över lång tid tillsammans skapa customer success. Att vi kan hjälpa ett företag att få en bild av hur SOLO kan effektivisera, förenkla och automatisera inköpsrutinerna tar bort mycket av osäkerheten inför ett investeringsbeslut. För en inköpsorganisation kan det också göra det enklare att förankra och skapa förståelse internt hos en företagsledning. Min förhoppning är att fler företag ska utnyttja denna möjlighet och våga agera även om det är mycket osäkerhet som präglar de branscher där vi har många av våra kunder, avslutar Nils Robertsson.