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Die wichtige Rolle des Käufers in einem digitalen Einkaufssystem

Die Rolle des Einkaufs ist eine Rolle, die sich in den letzten zehn Jahren stark verändert hat. Eine der deutlichsten Veränderungen besteht darin, dass Einkäufer in vielen Unternehmen heute über robuste Einkaufssysteme Zeit haben, sich mit Analysen, strategischen Entscheidungen und der Entwicklung von Lieferantenvereinbarungen und Geschäftsbeziehungen zu befassen.


Durch den Schritt von manuellen Abläufen hin zur Automatisierung, Digitalisierung und Straffung der Einkaufsprozesse wird den Einkäufern diese Möglichkeit eröffnet.


Mit dem richtigen Einkaufssystem als Werkzeug – und einer Unternehmensleitung, die die wichtige Rolle der Käufer versteht – können Einkäufer zu höheren Umsätzen, besserer Rentabilität, geringerer Kapitalbindung und zufriedeneren Kunden beitragen.


Die Kunden von IMI Promosoft sind mittelständische Unternehmen, deren Kerngeschäft Lager und Distribution sind. Die Lagerbestände sind oft groß und unsere Kunden kommen aus vielen Branchen wie Lebensmittel, Verpackung, Textilien, Heimelektronik, Möbel, Gesundheitswesen und Industriegüter. Die Einkäufer und Bestandsplaner dieser Unternehmen arbeiten nicht mehr mit Excel als Tool.


Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, Bestellungen manuell durchzugehen und darüber nachzudenken, was wann für das Lager gekauft werden sollte. Ihr Werkzeug ist stattdessen unser System SOLO, das ihnen geholfen hat, die Produktplanung zu rationalisieren, Bestände zu optimieren, Arbeitszeit zu sparen und den Umsatz zu steigern.


IMI inköpssystem

Sparen Sie wertvolle Zeit in der Einkaufsabteilung mit einem effizienten Einkaufssystem

„Der Käufer ist der schnellste Weg zu höherer Rentabilität“, heißt es in einem Artikel. Wir stimmen zu, und wahrscheinlich auch viele Unternehmensleitungen, die erkannt haben, dass Einkäufer mit dem richtigen Einkaufssystem und den richtigen Tools Schlüsselpersonen mit großer Bedeutung für Wachstum und Rentabilität sind.


Der Effekt stellt sich oft schnell ein, wenn ein Unternehmen in die Digitalisierung und Automatisierung des Einkaufsprozesses und der Bestandsverwaltung investiert. Der Wert der Lagerbestände sinkt, die Kapitalbindung nimmt ab und das Serviceniveau verbessert sich.


Die Automatisierung und Digitalisierung Ihres Einkaufssystems bringt auch mehrere positive Effekte für eine Einkaufsabteilung mit sich. Die Arbeit wird einheitlicher und basiert nicht mehr auf persönlichen Entscheidungen darüber, was Ihrer Meinung nach eingekauft werden sollte, sondern basiert auf Statistiken und Prognosen.


Wenn sich ein Einkäufer beispielsweise nicht mit Excel als Arbeitsdokument abmühen muss, kann auch mehr Zeit für den Aufbau von Kunden- und Lieferantenbeziehungen und die Optimierung der Lagerbestände aufgewendet werden.


Die Antworten auf schwierige Managementfragen finden sich oft in den Toolboxen der Käufer

In Unternehmen, die die Einkaufsprozesse nicht durch gute Einkaufssysteme verschlankt haben, kommt es nicht selten vor, dass in den strategischen Diskussionen auf Managementebene eine Reihe von Fragen immer wieder auftauchen;


  • Warum steigen unsere Lagerbestände, das bindet viel Kapital?

  • Warum sinkt die Fluktuationsrate?

  • Warum kommt es manchmal zu Produktengpässen, die zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden führen?

  • Warum sind unsere Prognosen so schlecht?

  • Die Antworten finden sich häufig in den Toolboxen, mit denen die Einkäufer dieser Unternehmen arbeiten müssen.

Die Antworten finden sich häufig in den Toolboxen, mit denen die Einkäufer dieser Unternehmen arbeiten müssen.


Wenn es sich bei den Tools um herkömmliche und zeitaufwändige Routinen mit Excel-Dokumenten handelt, die den Bestellprozess steuern und Kaufentscheidungen auf alten Bestellpunkten basieren, werden weder der Einkaufsprozess noch die Bestandskontrolle effizient.


Handelt es sich zudem um ein stark wachsendes Unternehmen, erhöht sich der Schwierigkeitsgrad mit zunehmender Artikelanzahl. Bei manuellen Verfahren ist es für einen Käufer oft unmöglich zu wissen, wie viel er kaufen soll.


Entscheidet das Management zudem, dass das Serviceniveau erhöht werden soll, stehen die Käufer vor einer weiteren Herausforderung. Aus Angst, in Engpässe zu geraten, werden die Einkäufe schnell zu groß, und ohne rechtzeitiges Erkennen steigt der Lagerbestand auf ein unerwünschtes Niveau.


Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, die Einkaufsroutinen zu überprüfen

Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, die Einkaufsroutinen zu überprüfen;


  • Die Lagerbestände steigen, während die Umschlagshäufigkeit gering ist.

  • Verlust von Umsätzen und möglicherweise Kundeneinbußen aufgrund von Lagerbeständen, wenn die Nachfrage nach bestimmten Artikeln hoch ist.

  • Das Serviceniveau variiert zu stark.

  • Einkäufe hängen von der Person ab. Niemand hat wirkliche Kontrolle. Es gibt keine einheitliche Einkaufspolitik.

  • Die Käufer müssen die meiste Zeit mit Handarbeit verbringen. Keine Zeit, strategisch zu arbeiten. Notfalleinsätze und „Brandlöschen“ dominieren die Arbeit.

  • Käufer haben Probleme, die unterschiedliche Nachfrage zu bewältigen.

  • Die Prognosegenauigkeit ist zu gering.


Oft ist eine Überprüfung der aktuellen Routinen erforderlich

Aber was bedeutet es dann, „den Einkauf richtig zu machen“? Eine Schlussfolgerung ist, dass Unternehmen, die ihre Einkaufsprozesse weiterentwickeln wollen, neue Ziele für die Einkaufsaktivitäten festlegen müssen. Oftmals ist eine Überprüfung aktueller Abläufe und der Unterstützung der Einkäufer bei ihrer täglichen Arbeit erforderlich.


Wenn eine profitablere Einkaufsstrategie Gestalt annimmt, bedeutet das meist, dass ein Unternehmen einen großen Schritt machen muss; Von umständlichen manuellen und personenabhängigen Routinen bis hin zu optimierten Prozessen durch Automatisierung und Digitalisierung.


Automatisierung mit einem System wie SOLO wird oft zu einer Voraussetzung, wenn das Ziel darin besteht, eine Einkaufsstrategie sicherzustellen, die eine effektive Einkaufskontrolle bietet und den Käufern die Möglichkeit gibt, strategischer zu arbeiten.


Promosoft kann sich mit einer Überprüfung an der Arbeit beteiligen, um Verbesserungsmöglichkeiten im Einkauf und der Bestandskontrolle sowie die positiven Auswirkungen der Automatisierung zu klären! Kontaktieren Sie uns und wir erzählen Ihnen mehr darüber, wie wir Ihnen mit einem besseren Einkaufssystem helfen können.

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