oliviagroeger
21 nov 20224 min.
Uppdaterad: 15 aug 2023
PromoSofts kunder är medelstora företag med stora varulager där
kärnverksamheten utgörs av lager och distribution. Under de senaste tio åren har
vi med systemet SOLO digitaliserat och automatiserat lagerstyrningen och
inköpsprocessen hos mer än hundra företag. Innan våra kunder to beslut om att
integrera SOLO med sina affärssystem, och ofta eliminera tidskrävande manuella
excelrutiner, brottades många med likartade utmaningar.
Personberoendeinköp med subjektiva inköpsbeslut, osäkerhet i efterfrågan,
svårigheter att optimera lagernivåer och kundservice, svängningar mellan
lagerbrist varvat med för mycket i lagret av vissa artiklar, bristande lagerkontroll
samt mycket kapital bundet i för stora lager. Dessa utmaningar har lagerförande
företag i princip alltid brottats med.
Andra utmaningar har tillkommit under de senaste åren som en följd av
pandemin, komponentbrist och störningar i globala leveranskedjor. En effekt är
stora efterfrågesvängningar och en kraftigt ökad osäkerhet i efterfrågan och hur
den ska kunna beräknas. I vår förra bloggtext berättade vi hur SOLO kan hjälpa
till att fånga upp efterfrågevariationer och göra det lättare för inköpsavdelningar
hantera denna osäkerhet och agera för att optimera lagernivåerna.
Se lagret som hyllor med sedelbuntar istället för produkter!
I den här texten ska vi sätta fokus på ett par utmaningar som med SOLO kan
vändas till något positivt som bidrar till att utveckla kärnverksamheten, och lyfta
lönsamheten. En av dessa är hur lagervärden ska kunna sänkas och
kapitalbindningen minska samtidigt som servicenivåerna bibehålls eller
förbättras.
Ett väl balanserat lager är en förutsättning för att ett företag ska kunna hålla en
servicenivå som motsvarar kundernas krav. Ett lager kan binda mycket kapital
och en optimerad lagerstyrning kan därför få stor betydelse för lönsamheten. En
optimering är dock svårt när lagerstyrningen baseras på kvalificerade gissningar,
eller information från affärssystem som inte har en funktionalitet anpassad för
lagerstyrning. I oroliga ekonomiska tider kan det samtidigt vara helt nödvändigt
för många företag att effektivisera verksamheten och sänka lagervärden för att
frigöra kapital, och att göra det med bibehållen kundservicenivå.
Professor Sunil Chopra vid Kellog School of Management I USA har uttryckt det så
här: Se lagret som hyllor med sedelbuntar istället för produkter. Genom att
minska antalet sedelbuntar på hyllorna blir kapitalet istället tillgängligt och kan
då användas till att betala skulder, bedriva den vardagliga verksamheten eller
investeras på annat sätt.
Ett företag som gjort precis det är PromoSofts kund Schenker Dedicated Services
(SDS).
Total kontroll med SOLO Dashboard
Schenker Dedicated Services AB har en avdelning för hemdistribution, HDHC –
Home Distribution Health Cared, som ansvarar för leverans av
sjukvårdsprodukter till patienter på uppdrag av kommuner och landsting.
Avdelningen ansvarar även för inköp och ett lagersortiment med 1 300 artiklar.
Uppgiften för SOLO blev att ersätta ett system med begränsad funktionalitet och
även tidskrävande manuella excelrutiner.
Promosoft hjälpte Schenker att sätta parametrar, klassificera artiklar, sätta
nyckeltal och att förse SOLO med information som gjorde det möjligt att optimera
varulagret. All statistik presenteras lättöverskådligt i SOLO Dashboard som ger
full kontroll över lagersituationen, kundservice och lageromsättningshastighet.
Nyckeltal kan brytas ner på grupperingar som t ex A-artiklar och servicegraden
kan visas både i realtid och historiskt.
SOLO frigjorde mycket kapital och även mycket tid
Schenkers utökade satsning på SOLO gav snabbt resultat. Efter tre månader
hade lagervärdet sänkts från 24 till 16 miljoner kronor samtidigt som kunderna
upplevde att en mycket bra kundservice blivit ännu bättre. Företaget har idag en
leveranssäkerhet på över 99 %.
Tre viktiga erfarenheter från projektet med Schenker är; Det kan gå snabbt att
sänka lagervärdet, är inte så komplext som många tror, och som extra bonus ger
SOLOs automatisering stora tidsbesparingar för inköparna. Schenker uppskattar
att man sparat in en halv arbetsdag per inköpsorder. Tidsvinsten uppstår när
SOLO automatiskt tar fram inköpsförslag och inköparna slipper många manuella
arbetsuppgifter och kontroller av inköpsunderlag. Det är en imponerande
tidsbesparing, och den frigjorda tiden kan läggas på strategiskt arbete istället för
operativa sysslor på detaljnivå.
Automatisering gör inköparna till tillväxtmotorer
Mycket manuellt arbete är en vanlig situation för inköpare på många
handelsföretag där man har excel som verktyg och affärssystem utan den
funktionalitet som krävs för att optimera lagerstyrningen och inköpsrutinerna.
Det komplicerar inköpsarbetet i företag som har en positiv men inte extremt
snabb utveckling, och de manuella rutinerna kan bli en riktigt tuff utmaning i
snabbväxande företag.
När en verksamhet går in i en kraftig tillväxtfas kan man plötsligt inse att
inköpsarbetet tar alldeles för mycket tid. Tiden räcker ofta inte till för att göra
saker i excel. Kontrollen blir sämre liksom besluten kring lagerstyrning och inköp.
Kapitalbindningen ökar och det kan snabbt bli rörigt i försörjningskedjan,
samtidigt som kundservicen försämras. För företagsledningen i tillväxtföretag är
det därför viktigt att i ett tidigt skede, innan tillväxten tar riktig fart, se över och
ifrågasätta gamla inköpsrutiner.
På Promosoft har vi många gånger sett effekten av en automatisering och
digitalisering med SOLO. Vår uppskattning är att ett företag med två inköpare
utan problem klarar av en tiofaldig omsättningsökning innan det uppstår behov
av fler inköpare. Det här betyder också att inköpare som har stöd från SOLO och
kan arbeta mer strategiskt utan överdrift kan ses som starkt bidragande
tillväxtmotorer.
Men, vad är det då som ger inköparna kapacitet att klara en så kraftig
omsättningsökning. En av nycklarna är att parametersätta mycket av det
operativa arbetet med hjälp av SOLO. Ett nytt sortiment eller ett helt nytt lager
kan då läggas till utan att det krävs särskilt mycket merarbete.
Mer om vad parametersättning är och alla dess fördelar ska vi återkomma till i nästa
bloggtext!